بودن واژه‌نامه‌ای با اصطلاحات ویژه به خواننده هر گزارشی که تحلیل‌های گسترده فنی، ریاضی یا علمی دارد، کمک بسیاری می‌کند. در چنین واژه‌نامه‌ای، واژه‌های تخصصی و ‌فنی آمده در متن، فهرست می‌شوند که معنای آن‌ها می‌تواند برای خوانندگانِ متوسط، ناآشنا یا نامفهوم باشد (Jordan 1971, 381). واژه‌نامه توصیفی فرهنگِ فشرده‌ای است از واژه‌های خاصی که در گزارش به‌کار رفته‌اند یا در فهم آن نقشی کلیدی دارند. واژه‌نامه باید از هریک از چنین واژه‌هایی، تعریف فشرده و روشنی ارائه دهد و اگر نیاز باشد، نمونه‌ای از کاربرد آن‌ها را بیاورد (Turner 1965, 26).

اصطلاحات واژه‌نامه، نخستین باری که در متن گزارش می‌آیند، درونِ متن توضیح داده می‌شوند. بودن واژه‌نامه به این معنا نیست که می‌توان این توضیح را از متن کنار گذاشت. واژه‌های واژه‌نامه به‌ترتیب حرف‌های الفبا مرتب می‌شوند و هریک با توضیح برابرِ آن در خطی جداگانه نوشته می‌شوند. این بخشِ اختیاری، با عنوان «واژه‌نامه»، از صفحه فرد آغاز می‌شود. واژه‌های واژه‌نامه، با کناره سمت راست هم‌ترازند. تعریف‌ واژه‌ها در خط‌هایی یکدست با سه کاراکتر تورفتگی نوشته می‌شوند (National Information Standards Organization 1995).