شکل‌ها چند‌گونه دارند (Jordan 1971, 400-406):

1. تصویرهایی که طرح یا جزئیات ساختاری تجهیزات، ابزارها، دستگاه‌ها، ساختمان‌ها و مانند آن‌ها ‌را نشان می‌دهند؛
2. نمودارها یا نگاره‌هایی که آمارها، عملیات، ساختارهای سازمانی، روابط علمی و فنی، ‌عددی و مانند آن‌ها را ارائه می‌کنند؛
3. نقشه‌هایی که برای نشان دادن ویژگی‌هایی مانند راه‌ها، توپوگرافی، قطعاتی از زمین، پیشرفت‌های فرهنگی و اقتصادی، وضعیت اجتماعی و مانند آن‌ها به‌کار می‌روند؛
4. عکس‌هایی که برای نشان دادن صحنه‌ها و اشیا، همان‌گونه که به چشم می‌آیند، به شکل رنگی یا سیاه و سفید به‌کار می‌روند.
5. کارکرد شکل‌ها نشان دادن جزئیاتی است که گفتن آن‌ها با واژه‌ها دشوار است. برای نمونه پیوند دو متغیر یا مقایسه دو گروه از مشاهده‌ها را به‌سختی با واژه‌ها می‌توان گفت؛ ولی هنگامی‌که این اطلاعات به شکل تصویر درآیند، نتایج را به‌روشنی به خواننده انتقال می‌دهند.

شکل‌ها هنگامی به‌کار می‌روند که توصیف روشن‌تری را درباره واژه‌ها به‌دست دهند. دومین کارکرد شکل‌ها، تحلیل داده‌های فنی است. سومین کارکرد آن نیز افزایش خوانایی یک نوشتار است.

نگه‌داشتن شکل‌هایی که کارکرد آن‌ها روشن نیست، بهتر از کنارگذاشتن آن‌ها است؛ زیرا نویسندگان، همواره توان درک خوانندگان را بیش از آنچه ‌که هست برآورد می‌کنند. با این‌ همه بهتر است تنها شکل‌هایی نگه داشته شوند که با متن پیوندی مستقیم دارند و کمک ویژه‌ای به خواننده می‌کنند (Jordan 1971, 400-406). ویژگی‌های زیر برای کاربرد بهتر شکل‌ها سفارش می‌شوند.

1. سادگی: هرچند شکل‌ها برای روشن‌سازی و آسان‌سازی انتقال اطلاعات به‌کار می‌روند، ولی گاهی نیز لغزش‌هایی در کاربرد آن‌ها روی می‌دهد. این لغزش‌ها همان پوشاندن دست‌مایه نوشتار با انبوهی از جزئیات است؛ بنابراین هنگام درست‌کردن یک شکل، نباید با جزئیاتی که نیاز نیستند، اهمیت اندیشه و درون‌مایه کلیدی نوشتار و دستاوردهای آن را دگرگون ساخت. از این رو، تاجایی‌که شدنی است، شکل‌ها باید ساده و روشن باشند.
2. عنوان یا شرح شکل (برنوشت): هر شکل باید عنوانی توصیفی همراهِ شماره شکل داشته باشد. عنوان شکل باید ماهیت آن را توصیف کند و نباید بزرگ‌تر از آنی باشد که برای فهم سریع آن نیاز است (Ulman and Gould 1959, 221-222). برنوشت‌ها، عبارت‌ها یا جمله‌های توصیفی کوتاهی هستند که در گزارش همراه شکل‌ها به‌کار می‌روند. برای کمک به خواننده در تفسیر اطلاعات شکل‌ها می‌توان از برنوشت‌های توصیفی را به‌کار برد. اگر برنوشت توصیفی جمله‌ای کامل باشد، در پایان آن نقطه گذاشته می‌شود. برخی مواد تصویری، بی‌نیاز از توضیح هستند و تنها به عنوانی برای شناسایی نیاز دارند. در این‌گونه، نقطه یا علامت سجاوندی دیگری در پایان برنوشت گذاشته نمی‌شود (National Information Standards Organization 1995, 30-31).
3. کیفیت بالا: شکل‌ها باید به‌اندازه کافی شفاف و با اندازه مناسب باشند (Riordan, Steven and Pauley 1996, 205)؛
4. شماره‌گذاری: اگر شکل‌های بسیاری در متن باشند، شروع شماره‌گذاری آن‌ها از هر فصل یا بخش بهتر است. این کار، خطر شماره‌گذاری ‌نشدن برخی شکل‌ها را کاهش می‌دهد و کار ویرایش یا تغییر شماره‌ها آسان‌تر می‌شود. اگر شماره‌گذاریِ شکل‌ها از آغاز هر فصل یا بخش انجام شود، هر شماره دو بخش خواهد داشت که بخش نخست، شماره فصل یا بخش و بخش دوم، شماره شکل خواهد بود. این دو قسمت با خطی تیره به‌هم پیوند می‌یابند (مانند شکل ۶-1) (Turner 1965, 86-88)؛
5. استناد: باید به همه شکل‌ها و جدول‌ها در متن به‌ روشنی استناد شود. این استناد باید در جایی باشد که منطقی‌ترین پیوند را میان محتوای شکل‌ها و محتوای متن بازنماید (Jordan 1971, 400). محل استناد به شکل‌ها باید این ویژگی‌ها را داشته باشد (Ulman and Gould 1959, 220-221):

• در نزدیک‌ترین محل پیش از شکل بیاید. شکلی که نامی از آن در متن برده نشده باشد، جریان فکری خواننده را می‌گسلد و خواننده ممکن است به آن توجه نکند. اگر شکل پس از استناد به آن در متن بیاید، خواننده در زمان مناسب به آن نگاه خواهد کرد. افزون بر این، جریان فکری او گسسته نمی‌شود و خواهد دانست که چه چیزی را در شکل جست‌وجو کند.
• سریع انجام شود. پس از خواندن یک توصیف پیچیده و خسته‌کننده، دانستن اینکه جزئیاتِ این ساختار به روشنی در شکل صفحه بعد نشان داده شده‌اند، تأثیر بسیار کمی دارد؛ زیرا استناد به شکل بسیار دیر انجام گرفته است. هنگامی‌که خواننده توضیح را می‌خواند، بهترین زمانی است که می‌تواند به دیدن شکل نیز بپردازد.
• با شماره آن‌ها انجام گیرد. اگر شکل در چند صفحه بعد باشد، می‌توان شماره صفحه را نیز آورد. استناد به شکل می‌تواند درون متن یا در پرانتز بیاید.